Enquête de la DAJ « La dématérialisation vue par les acheteurs publics »
En réponse à l’enquête de juillet 2010 qui tentait d’évaluer la perception des entreprises, la DAJ renouvelle l’initiative, auprès des acheteurs publics cette fois, pour mesurer la progression de la dématérialisation dans les collectivités.
Cette enquête avait pour objectifs de connaître l’opinion des acheteurs sur la dématérialisation et mesurer les disparités entre les niveaux de pratique. Dresser, à partir des estimations données par les participants, un panorama de l’achat dématérialisé, en volume et par grandes catégories de prestations. Déterminer les aspects de la dématérialisation qui sont les plus utilisés. Finalement, comprendre les freins à son développement dans les marchés publics.
337 acheteurs publics se sont exprimés parmi lesquels, 51% de collectivités territoriales, 33 % des services de l’Etat, 6 % d’établissements hospitaliers le reste de collectivités diverses.
94 % des répondants déclarent avoir recours régulièrement à la dématérialisation de leurs marchés. La grande difficulté de l’enquête vient de la représentativité de l’échantillon parmi 36000 collectivités. Dans ce type d’enquête, seuls les plus motivés s’expriment et comme le chat de Schrödinger, le résultat est souvent influencé par les conditions de l’observation.
10% de réponses dématérialisées
Avec moins de 10% (pour 54% des répondants) la part de réponses dématérialisées reste faible.
On notera toutefois que pour 19 % des répondants, le nombre de réponses se situe entre 10% et 50% et pour 12% des répondants à plus de 50%. Ces résultats sont révélateurs d’une forte disparité en fonction du secteur d’activité. Le secteur hospitalier présentent une proportion plus forte de réponses dématérialisées alors que le secteur du bâtiment est plus à la peine sur le sujet.
La forte proportion de MAPA réduit encore l’impact de la dématérialisation
Le fait que pour près de 50% des acheteurs publics, les MAPA représentent encore globalement plus de 70% des consultations nous semble être une donnée fondamentalement vérifiée dans la plupart des collectivités.
La réponse dématérialisée toujours réglementairement cantonnée aux seules procédures formalisées ne pourra produire d’effets d’échelle tant qu’une forte proportion des procédures échappera encore à ce dispositif.
Inciter les acheteurs à recourir au plates-formes de dématérialisation pour leurs MAPA serait un signal fort aux entreprises.
Ceci entraine cela ; les acheteurs qui dématérialisent rarement sont proportionnellement plus nombreux (que ceux qui dématérialisent régulièrement – 62% contre 48%) à présenter une proportion de MAPA supérieure à 70% dans leurs marchés. La part de MAPA dépent de la taille de la collectivité et donc de sa propension à recourir à la dématérialisation.
Le profil d’acheteur
Le profil d’acheteur est utilisé pour 93 % à la mise en ligne du dossier de consultation, pour 90% à la publication des avis AAPC , pour 53% aux échanges de courriels sécurisés et pour 45% à la réception des offres.
Si l’on savait déjà que le profil d’acheteur est prioritairement utilisé pour la publication et le téléchargement du dossier de consultation, on découvre que l’acheteur l’utilise aussi son profil d’acheteur pour les échanges de courriels sécurisés avec les opérateurs économiques. C’est une donnée très encourageante pour la suite qui nous indique que les acheteurs privilégient la plate-forme comme support d’échanges sécurisés. Ce canal ( même non crypté) offre une traçabilité technique et juridique bien supérieure sur les outils de messagerie qui ne garantissent rien et sont à proscrire dans tous les cas.
Encourageant pour l’avenir, dans la mesure où ce canal sécurisé permettra le développement des procédureset des échanges dématérialisés.
Les entreprises ne sont pas demandeuses
Le frein principal à la dématérialisation pour 55% des acheteurs vient des entreprises qui ne montrent pas un grand engouement pour la réponse électronique. Les causes sont connues, le manque d’information et de formation, constat mainte fois corroboré par les enquêtes précédentes. Plus inquiétant, le deuxième frein pour 40% des acheteurs vient d’un manque de garantie de fiabilité ou de défaut de fiabilité pour 33%.
Du côté des atouts, la dématérialisation améliore l’accessibilité des consultations pour 85% des répondants, permet la réalisation d’économies pour 63% des répondants, permet la rationalisation des tâches pour 45% et finalement offre une meilleure garantie de la procédure pour 40%.
Il faut achever la chaîne de dématérialisation
Pour 67% des répondants achever la chaîne de dématérialisation devient une priorité devant l’harmonisation des plateformes pour 65% , même si la simplification des règles pour 49% reste une préoccupation récurrente.
Si l’on met en perspective les conclusions des différentes enquêtes, les attentes sont identiques du côté des entreprises. La re-matérialisation est un frein majeur aussi bien dans les collectivités qui doivent bien souvent réimprimer les offres pour les transmettre au contrôle de légalité, que pour les entreprises qui déplorent l’interruption du processus au stade de la notification. La conséquence logique est que la signature électronique ne peut se développer dans les collectivités.